MAKALAH PENYUSUNAN PERSONALIA

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalu pelaksaaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta diperusahaan yang bersangkutan. Kebutuhan perusahaan akan pentingnya peranan organisasi akan disesuaikan dengan seberapa besar anggota perusahaannya.

Kemudian sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan alat yang tersedia semaksimum mungkin disebut dengan manajemen. Manajemen dilakukan oleh seorang pemimpin yang menjabat sebagai manajer untu mengolah input menjadi output yang diperlukan oleh perusahaan. Jadi manajer melaksanakan kegiatan planning, organizing, leading dan controlling melalui peranan yang harus dilakukan antar pribadi (hubungan interpersonal) yang sangat membantu melaksanakan tugas pekerjaan, pemberian informasi kepada pihak yang berkepentingan dengan pekerjaannya terutama informasi mengenai policy perusahaan, dan peranan ketiga yang harus dilakukan seorang manajer tidak kalah pentingnya adalah cara manajer mengimplementasikan suatu keputusan perusahaan di dalam kegiatan perusahaan.

Sumber daya utama dalam suatu organisasi adalah manusia yang memiliki bakat, kreativitas, tenaga, imajinasi dan kemampuan memajukan organisasi. Tugas utama seorang pemimpin atau menajer dalam suatu organisasi perusahaan yaitu bagaimana memperolah tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi dalam pencapaian tujuan. Sebab sukses dan gagalnya seorang manajer tidak terlepas dari bagaimana menjalankan fungsi penyusunan personalia, oleh karena itu fungsi penyusunan personalia dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yairu bagaimana mengarahkan manusia dalam mencapai suatu tujuan bersama, juga berhubungan erat dengan fungsi organisasi, yaitu wadah manusia dalam mencapai tujuan organisasi.

TUJUAN

Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk:

1. Memenuhi tugas kelompok mata kuliah Manajemen & SIM;

2.      Menjelaskan tentang bagaiman proses penyusunan personalia;

3.      Menjelaskan tentang metode-metode yang digunakan dalam pelatihan dan pegembangan karyawan.

BAB II

ISI

PENYUSUNAN PERSONALIA

Penyusunan Personalia merupakan Fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Kemudian Proses Penyusunan Personalia merupakan Serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang yang tepat dalam posisi tepat dan pada waktu yang tepat.

Proses penyusunan personalia ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu:

·         Lingkungan eksternal, yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi.

·         Lingkungan internal, yaitu semua faktor di dalam organisasi.

Berikut ini merupakan gambar dari proses penyusunan personalia secara lengkap:

Dan dibawah ini merupakan gambaran proses penyusunan personalia secara umum dan ringkas:

Berikut ini merupakan penjelasan dari masing-masing proses penyusunan personalia tersebut, yaitu:
1.      Perencanaan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Perencanaan sumber daya manusia itu sendiri diperlukan dalam pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, maka diperlukan adanya perencanaan yang terdiri atas:
a)         Penentuan jabatan yang harus diisi. Penentuan spesifikasi jabatan yang harus diisi berasal dari hasil proses analisa jabatan (job analysis) yang terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggungjawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga akan menghasilkan deskripsi jabatan (job description), yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan yang terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.
b)         Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial ada.
c)         Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja.


2.      Penarikan personalia yang dibutuhkan. Berikut adalah metode yang digunakan untuk penarikan personalia:
·            Pengiklanan
·            Leasing (tenaga honorer)
·            Employee referrals (rekomendasi)
·            Penggunaan computer
·            Penarikan lewat lembaga pendidikan
·            Kantor penempatan tenaga kerja
·            Serikat buruh
·            Nepotisme
·            Open House


3.      Seleksi, yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Tujuannya adalah untuk mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi syarat dan mempunyai kualifikasi sebagaimana tercantum dalam diskripsi jabatan, agar dapat menempatkan oarng yang tepat pada tempatnya. Langkah-langkah Prosedur seleksi adalah:
a.          Wawancara pendahuluan
b.         Pengumpulan data pribadi
c.          Pengujian / Testing
d.         Wawancara lebih mendalam
e.          Pemeriksaan referensi-referensi prestasi
f.          Pemeriksaan kesehatan
g.         Keputusan pribadi
h.         Orientasi jabatan


4.      Pengenalan dan orientasi organisasi. Setelah proses penyeleksian telah selesai lalu menunjukkan penempatan tenaga kerja dengan memperkenalkan organisasi dengan melalui berbagai bentuk orientasi. Proses ini adalah pengenalan pada organisasi dan karyawan yang ada, pemberian informasi tentang kebijakan organisasi seperti kondisi kerja, system kompensasi, jaminan yang ada, prosedur kerja serta tugas dan tanggung jawab.
5.      Latihan dan pengembangan karyawan. Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedangkan pengembangan (development) lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.
6.      Penilaian pelaksanaan pekerjaan, adalah proses dimana suatu organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.
7.      Pemberian balas jasa atau kompensasi, dan penghargaan. Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran financial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk melaksanakan kegiatan di waktu yang akan dating. Ada 3 penentuan kompensasi, yaitu:
·            Kesediaan membayar, sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada organisasi atau perusahaan.
·            Kemampuan membayar, yang tergantung pada pendapatan yang diterima oleh perusahaan yang tidak terlepas dari produktivitas karyawan.
·            Persyaratan-persyaratan pembayaran, yang tergantung pada kondisi perusahaan, peraturan pemerintah, serika pekerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja dan para pesaing. Pembayaran kompensasi dapat dibayarkan dalam beberapa bentuk, yaitu:
-          Upah harian
-          Gaji tetap
-          Upah insentif
-          Rencana pembagian laba


8.      Perencanaan dan pengembangan karier, mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun. Promosi yaitu kenaikan jabatan dan tanggung jawab yang lebih besar pada seorang pegawai dengan disertai kenaikan balas jasa, dengan tujuan untuk mengisi jabatan yang kosng dan memotivasi pegawai agar mampu meningkatkan prestasinya. Demosi adalah penurunan jabatan karena seseorang tersebut tidak mampu dalam memikul tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya tanpa mengurangi balas jasa yang pernah diterimanya.

METODE LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Tujuan diadakannya latihan dan pengembangan untuk karyawan ini adalah:

a)      Agar terwujudnya hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan karena adanya pendelegasian wewenang.

b)      Agar karyawan mampu bekerja lebih efisien

c)      Pengawasan menjadi lebih sedikit

d)     Karyawan menjadi Lebih cepat berkembang

e)      Meningkatkan stabilitas karyawan dan penurunan turn over

Metode dasar dalam pengembangan karyawan adalah:

·         Latihan (training)

·         Pendidikan (education)

Metode latihan bagi karyawan non manajerial dan manajerial:

·         Metode On The Job (didalam pekerjaan)
a.       Coaching, dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
b.      Planned Progression, yaitu pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang telah ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.
c.       Penugasan Sementara, dimana bawahan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk jangka waktu tertentu.
d.      Rotasi Jabatan, pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang berbeda-beda.
e.       Sistem Penilaian Prestasi Formal.

·         Metode Off The Job (diluar pekerjaan)
a.       Program Pengembangan Eksekutif, dimana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajaran lainnya.
b.     Latihan Laboratorium, dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitive terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
c.       Pengembangan Organisasi, menekankan pada perubahan, pertumbuhan dan pengembangan organisasi secara menyeluruh.




BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN
·         Penyusunan personalia berhubungan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota organisasi. Penyusunan personalia dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara continue untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia dengan orang-orang yang tepat dalam posisi yang tepat dan waktu yang tepat pula.
·         Dalam pelatihan dan pengembangan karyawan, digunakan dua metode yaitu meode didalam pekerjaan (on the job) dan diluar pekerjaan (off the job).

SARAN 
·         Dalam proses penyusunan personalia, para manajerial harus benar-benar memperhatikan bagaimana latar belakang pribadi, bakat dan minat, sikap dan kebutuhan, kemampuan (skill), dan kesehatan dari setiap calon ataupun yang sudah menjadi bagian dari personalia.

DAFTAR PUSTAKA

Buku:

Margianti dan Suryadi. System Informasi Manejemen .Jakarta: Penerbit Gunadarma.1996.

http://elfazri.blogspot.co.id/2011/12/makalah-penyusunan-personalia.html