MAKALAH MANAJEMEN BISNIS GLOBAL Penyusunan Staff Kepemmpinan dan Pengawasan

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalu pelaksaaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta diperusahaan yang bersangkutan. Kebutuhan perusahaan akan pentingnya peranan organisasi akan disesuaikan dengan seberapa besar anggota perusahaannya.

Sumber daya utama dalam suatu organisasi adalah manusia yang memiliki bakat, kreativitas, tenaga, imajinasi dan kemampuan memajukan organisasi. Tugas utama seorang pemimpin atau menajer dalam suatu organisasi perusahaan yaitu bagaimana memperolah tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi dalam pencapaian tujuan. Sebab sukses dan gagalnya seorang manajer tidak terlepas dari bagaimana menjalankan fungsi penyusunan staff, oleh karena itu fungsi penyusunan staff dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yairu bagaimana mengarahkan manusia dalam mencapai suatu tujuan bersama, juga berhubungan erat dengan fungsi organisasi, yaitu wadah manusia dalam mencapai tujuan organisasi.

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

B.      Rumusan Masalah
1. Bagaimana proses penyusunan staff kepemimpinan?

2. Apa saja etode dan pengembangan karyawan?

3. Apa yang dimaksud dengan pengawasan ?
2. Apakah fungsi dari pengawasan ?

C.      Tujuan

Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk:

1.   Memenuhi tugas kelompok mata kuliah Manajemen Bisnis Global

2.   Menjelaskan tentang bagaiman proses penyusunan personalia;

3.   Menjelaskan tentang metode-metode yang digunakan dalam pelatihan dan pengembangan karyawan.

4. Pengertian tentang fungsi suatu pengawasan

5. Menjelaskan tahap-tahap dan syarat-syarat pengawasan

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Penyusunan Staff Kepemimpinan

Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia yaitu orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, kreativitas dan usaha mereka kepada organisasi. Beberapa tugas-tugas kepemimpinan kritis manajer mencakup penarikan, penyeleksian, pengembangan dan penggunaan SDM dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa orang-orang yang cakap, organisasi dan manajemen akan gagal mencapai tujuannya. Bagaimana manajer melaksanakan fungsi penyusunan personalia secara efektif akan menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai manajer.

Penyusunan staff kepemimpinan adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Kegiatan menyusun staff kepemimpinan sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi dan komunikasi. Hal ini ditempatkan juga pada fungsi pengarahan, tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian menyiapkan “kendaraan”-nya dan menyusun personalia untuk mengisi “pengemudi”-nya yang sesuai dengan posisi kerja yang ada.

Staffing menunjukkan kegiatan manajemen yang menyangkut masalah :

·         Memperoleh tenaga kerja

·         Menempatkan karyawan

·         Melatih dan mengembangakan anggota organisasi

Proses Penyusunan Staff Kepemimpinan

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapan dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya.

 Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.

Langkah-langkah dalam proses staffing adalah sebagai berkut :

1.        Perencanaan sumber daya manusia.

 Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Perencanaan sumber daya manusia itu sendiri diperlukan dalam pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, maka diperlukan adanya

perencanaan yang terdiri atas:

a)         Penentuan jabatan yang harus diisi. Penentuan spesifikasi jabatan yang harus diisi berasal dari hasil proses analisa jabatan (job analysis) yang terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggungjawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga akan menghasilkan deskripsi jabatan (job description), yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan

yang terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.
b)         Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial ada.
c)         Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja.

2.        Penarikan dan Seleksi Karyawan

Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.

3.        Seleksi

Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu.

Secara umum ada 3 tujuan seleksi:

1.      Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.

2.      Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.

3.      Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.

Berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan dengan spesifikasi jabatan tersedia. Langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan adalah :

1.       Wawancara pendahuluan

2.       Pengumpulan data-data pribadi (biografi)

3.       Pengujian (testing)

4.       Wawancara yang lebih mendalam.

5.       Pemeriksaan referensi-referensi prestasi.

6.       Pemeriksaan kesehatan.

7.       Keputusan pribadi.

8.       Orientasi jabatan.

4.      Pengenalan dan orientasi organisasi

Setelah proses penyeleksian telah selesai lalu menunjukkan penempatan tenaga kerja dengan memperkenalkan organisasi dengan melalui berbagai bentuk orientasi. Proses ini adalah pengenalan pada organisasi dan karyawan yang ada, pemberian informasi tentang kebijakan organisasi seperti kondisi kerja, system kompensasi, jaminan yang ada, prosedur kerja serta tugas dan tanggung jawab.

5.      Latihan dan pengembangan karyawan

Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedangkan pengembangan (development) lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.

6.      Penilaian pelaksanaan pekerjaan

            adalah proses dimana suatu organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.

7.      Pemberian balas jasa atau kompensasi, dan penghargaan 

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran financial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk melaksanakan kegiatan di waktu

yang akan dating.

8.      Perencanaan dan pengembangan karier

mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun. Promosi yaitu kenaikan jabatan dan tanggung jawab yang lebih besar pada seorang pegawai dengan disertai kenaikan balas jasa, dengan tujuan untuk mengisi jabatan yang kosng dan memotivasi pegawai agar mampu meningkatkan prestasinya. Demosi adalah penurunan jabatan karena seseorang tersebut tidak mampu dalam memikul tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya tanpa mengurangi balas jasa yang pernah diterimanya.

METODE LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Tujuan diadakannya latihan dan pengembangan untuk karyawan ini adalah:

a)      Agar terwujudnya hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan karena adanya pendelegasian wewenang.

b)      Agar karyawan mampu bekerja lebih efisien

c)      Pengawasan menjadi lebih sedikit

d)     Karyawan menjadi Lebih cepat berkembang

e)      Meningkatkan stabilitas karyawan dan penurunan turn over

Metode dasar dalam pengembangan karyawan adalah:

·         Latihan (training)

·         Pendidikan (education)

Metode latihan bagi karyawan non manajerial dan manajerial:

·         Metode On The Job (didalam pekerjaan)
a.       Coaching, dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
b.      Planned Progression, yaitu pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang telah ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.
c.       Penugasan Sementara, dimana bawahan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk jangka waktu tertentu.
d.      Rotasi Jabatan, pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang berbeda-beda.
e.       Sistem Penilaian Prestasi Formal.

·         Metode Off The Job (diluar pekerjaan)
a.       Program Pengembangan Eksekutif, dimana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajaran lainnya.
b.     Latihan Laboratorium, dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitive terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
c.       Pengembangan Organisasi, menekankan pada perubahan, pertumbuhan dan pengembangan organisasi secara menyeluruh.

B.               Pengawasan
            Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi sesuatu
            Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
            Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

 Fungsi Pengawasan
Sebagai suatu pengendalian manajemen yang bebas dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif maka fungsi pengawasan adalah :
1. Untuk menilai apakah pengendalian manajemen telah cukup memadai dan dilaksanakan secara efektif.
2. Untuk menilai apakah laporan yang dihasilkan telah menggambarkan kegiatan yang sebenarnya secara cermat dan tepat.
3. Untuk menilai apakah setiap unit telah melakukan kebijaksanaan dan prosedur yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efisien.
5. Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efektif yaitu mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dengan demikian fungsi pengawasan adalah membantu seluruh manajemen dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif dengan melaksanakan analisa, penilaian, rekomendasi dan penyampaian laporan mengenai kegiatan yang diperiksa. Oleh karena itu internal audit harus dapat memberikan pelayanan kepada manajemen, sehingga manajemen dapat mengetahui apakah system pengendalian yang telah diterapkan berjalan dengan baik dan efektif untuk memperoleh keadaan sesungguhnya.
Secara umum, pengawasan dapat dilakukan dengan beberapa langkah, antara lain sebagai berikut
Ada tiga bentuk standar yang umum:
a    .Standar-standar phisik; meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
b.    Standar-standar moneter; yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
c.    Standar-standar waktu; meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

Tahapan Tahapan Proses Pengawasan
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang  digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu :
a. standar phisik      b. standar moneter    c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan
bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.
D. Bentuk Bentuk Pengawasan
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi  dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi  syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan  pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur  penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Macam-Macam Pengawasan
1.    Pengawasan Intern dan Ekstern
            Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.
            Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.
2.    Pengawasan Preventif dan Represif
            Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.
            Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.
3.    Pengawasan Aktif dan Pasif
            Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”
4.    Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan
            kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid). Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan. 

Syarat-Syarat Menjalankan Pengawasan Yang Baik
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik,maka pengawasan harus:
1. Ekonomis
2. Mudah dimengerti
3. Adanya tindakan koreksi
4. Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi

Obyek Pengawasan
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan.
·        Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.
·         Keuangan
·         Pelaksanaan program dilapangan
·         Obyek yang bersifat strategis
·         Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Penyusunan personalia berhubungan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota organisasi. Penyusunan personalia dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara continue untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia dengan orang-orang yang tepat dalam posisi yang tepat dan waktu yang tepat

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

B.  Saran

Ø  Dalam proses penyusunan personalia, para manajerial harus benar-benar memperhatikan bagaimana latar belakang pribadi, bakat dan minat, sikap dan kebutuhan, kemampuan (skill), dan kesehatan dari setiap calon ataupun yang sudah menjadi bagian dari personalia.

Ø  Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.