MAKALAH MANAJEMEN BISNIS GLOBAL Penyusunan Staff Kepemmpinan dan Pengawasan

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalu pelaksaaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta diperusahaan yang bersangkutan. Kebutuhan perusahaan akan pentingnya peranan organisasi akan disesuaikan dengan seberapa besar anggota perusahaannya.

Sumber daya utama dalam suatu organisasi adalah manusia yang memiliki bakat, kreativitas, tenaga, imajinasi dan kemampuan memajukan organisasi. Tugas utama seorang pemimpin atau menajer dalam suatu organisasi perusahaan yaitu bagaimana memperolah tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi dalam pencapaian tujuan. Sebab sukses dan gagalnya seorang manajer tidak terlepas dari bagaimana menjalankan fungsi penyusunan staff, oleh karena itu fungsi penyusunan staff dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yairu bagaimana mengarahkan manusia dalam mencapai suatu tujuan bersama, juga berhubungan erat dengan fungsi organisasi, yaitu wadah manusia dalam mencapai tujuan organisasi.

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

B.      Rumusan Masalah
1. Bagaimana proses penyusunan staff kepemimpinan?

2. Apa saja etode dan pengembangan karyawan?

3. Apa yang dimaksud dengan pengawasan ?
2. Apakah fungsi dari pengawasan ?

C.      Tujuan

Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk:

1.   Memenuhi tugas kelompok mata kuliah Manajemen Bisnis Global

2.   Menjelaskan tentang bagaiman proses penyusunan personalia;

3.   Menjelaskan tentang metode-metode yang digunakan dalam pelatihan dan pengembangan karyawan.

4. Pengertian tentang fungsi suatu pengawasan

5. Menjelaskan tahap-tahap dan syarat-syarat pengawasan

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Penyusunan Staff Kepemimpinan

Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia yaitu orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, kreativitas dan usaha mereka kepada organisasi. Beberapa tugas-tugas kepemimpinan kritis manajer mencakup penarikan, penyeleksian, pengembangan dan penggunaan SDM dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa orang-orang yang cakap, organisasi dan manajemen akan gagal mencapai tujuannya. Bagaimana manajer melaksanakan fungsi penyusunan personalia secara efektif akan menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai manajer.

Penyusunan staff kepemimpinan adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Kegiatan menyusun staff kepemimpinan sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi dan komunikasi. Hal ini ditempatkan juga pada fungsi pengarahan, tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian menyiapkan “kendaraan”-nya dan menyusun personalia untuk mengisi “pengemudi”-nya yang sesuai dengan posisi kerja yang ada.

Staffing menunjukkan kegiatan manajemen yang menyangkut masalah :

·         Memperoleh tenaga kerja

·         Menempatkan karyawan

·         Melatih dan mengembangakan anggota organisasi

Proses Penyusunan Staff Kepemimpinan

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapan dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya.

 Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.

Langkah-langkah dalam proses staffing adalah sebagai berkut :

1.        Perencanaan sumber daya manusia.

 Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Perencanaan sumber daya manusia itu sendiri diperlukan dalam pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, maka diperlukan adanya

perencanaan yang terdiri atas:

a)         Penentuan jabatan yang harus diisi. Penentuan spesifikasi jabatan yang harus diisi berasal dari hasil proses analisa jabatan (job analysis) yang terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggungjawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga akan menghasilkan deskripsi jabatan (job description), yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan

yang terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.
b)         Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial ada.
c)         Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja.

2.        Penarikan dan Seleksi Karyawan

Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.

3.        Seleksi

Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu.

Secara umum ada 3 tujuan seleksi:

1.      Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.

2.      Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.

3.      Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.

Berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan dengan spesifikasi jabatan tersedia. Langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan adalah :

1.       Wawancara pendahuluan

2.       Pengumpulan data-data pribadi (biografi)

3.       Pengujian (testing)

4.       Wawancara yang lebih mendalam.

5.       Pemeriksaan referensi-referensi prestasi.

6.       Pemeriksaan kesehatan.

7.       Keputusan pribadi.

8.       Orientasi jabatan.

4.      Pengenalan dan orientasi organisasi

Setelah proses penyeleksian telah selesai lalu menunjukkan penempatan tenaga kerja dengan memperkenalkan organisasi dengan melalui berbagai bentuk orientasi. Proses ini adalah pengenalan pada organisasi dan karyawan yang ada, pemberian informasi tentang kebijakan organisasi seperti kondisi kerja, system kompensasi, jaminan yang ada, prosedur kerja serta tugas dan tanggung jawab.

5.      Latihan dan pengembangan karyawan

Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedangkan pengembangan (development) lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.

6.      Penilaian pelaksanaan pekerjaan

            adalah proses dimana suatu organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.

7.      Pemberian balas jasa atau kompensasi, dan penghargaan 

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran financial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk melaksanakan kegiatan di waktu

yang akan dating.

8.      Perencanaan dan pengembangan karier

mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun. Promosi yaitu kenaikan jabatan dan tanggung jawab yang lebih besar pada seorang pegawai dengan disertai kenaikan balas jasa, dengan tujuan untuk mengisi jabatan yang kosng dan memotivasi pegawai agar mampu meningkatkan prestasinya. Demosi adalah penurunan jabatan karena seseorang tersebut tidak mampu dalam memikul tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya tanpa mengurangi balas jasa yang pernah diterimanya.

METODE LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Tujuan diadakannya latihan dan pengembangan untuk karyawan ini adalah:

a)      Agar terwujudnya hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan karena adanya pendelegasian wewenang.

b)      Agar karyawan mampu bekerja lebih efisien

c)      Pengawasan menjadi lebih sedikit

d)     Karyawan menjadi Lebih cepat berkembang

e)      Meningkatkan stabilitas karyawan dan penurunan turn over

Metode dasar dalam pengembangan karyawan adalah:

·         Latihan (training)

·         Pendidikan (education)

Metode latihan bagi karyawan non manajerial dan manajerial:

·         Metode On The Job (didalam pekerjaan)
a.       Coaching, dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
b.      Planned Progression, yaitu pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang telah ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.
c.       Penugasan Sementara, dimana bawahan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk jangka waktu tertentu.
d.      Rotasi Jabatan, pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang berbeda-beda.
e.       Sistem Penilaian Prestasi Formal.

·         Metode Off The Job (diluar pekerjaan)
a.       Program Pengembangan Eksekutif, dimana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajaran lainnya.
b.     Latihan Laboratorium, dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitive terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
c.       Pengembangan Organisasi, menekankan pada perubahan, pertumbuhan dan pengembangan organisasi secara menyeluruh.

B.               Pengawasan
            Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi sesuatu
            Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
            Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

 Fungsi Pengawasan
Sebagai suatu pengendalian manajemen yang bebas dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif maka fungsi pengawasan adalah :
1. Untuk menilai apakah pengendalian manajemen telah cukup memadai dan dilaksanakan secara efektif.
2. Untuk menilai apakah laporan yang dihasilkan telah menggambarkan kegiatan yang sebenarnya secara cermat dan tepat.
3. Untuk menilai apakah setiap unit telah melakukan kebijaksanaan dan prosedur yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efisien.
5. Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efektif yaitu mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dengan demikian fungsi pengawasan adalah membantu seluruh manajemen dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif dengan melaksanakan analisa, penilaian, rekomendasi dan penyampaian laporan mengenai kegiatan yang diperiksa. Oleh karena itu internal audit harus dapat memberikan pelayanan kepada manajemen, sehingga manajemen dapat mengetahui apakah system pengendalian yang telah diterapkan berjalan dengan baik dan efektif untuk memperoleh keadaan sesungguhnya.
Secara umum, pengawasan dapat dilakukan dengan beberapa langkah, antara lain sebagai berikut
Ada tiga bentuk standar yang umum:
a    .Standar-standar phisik; meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
b.    Standar-standar moneter; yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
c.    Standar-standar waktu; meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

Tahapan Tahapan Proses Pengawasan
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang  digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu :
a. standar phisik      b. standar moneter    c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan
bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.
D. Bentuk Bentuk Pengawasan
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi  dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi  syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan  pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur  penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Macam-Macam Pengawasan
1.    Pengawasan Intern dan Ekstern
            Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.
            Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.
2.    Pengawasan Preventif dan Represif
            Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.
            Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.
3.    Pengawasan Aktif dan Pasif
            Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”
4.    Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan
            kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid). Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan. 

Syarat-Syarat Menjalankan Pengawasan Yang Baik
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik,maka pengawasan harus:
1. Ekonomis
2. Mudah dimengerti
3. Adanya tindakan koreksi
4. Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi

Obyek Pengawasan
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan.
·        Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.
·         Keuangan
·         Pelaksanaan program dilapangan
·         Obyek yang bersifat strategis
·         Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Penyusunan personalia berhubungan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota organisasi. Penyusunan personalia dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara continue untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia dengan orang-orang yang tepat dalam posisi yang tepat dan waktu yang tepat

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

B.  Saran

Ø  Dalam proses penyusunan personalia, para manajerial harus benar-benar memperhatikan bagaimana latar belakang pribadi, bakat dan minat, sikap dan kebutuhan, kemampuan (skill), dan kesehatan dari setiap calon ataupun yang sudah menjadi bagian dari personalia.

Ø  Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.

MAKALAH PENYUSUNAN PERSONALIA MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

KATA PENGANTAR

          Marilah kita panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat rahmat serta hidayah-Nya lah saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Keberhasilan ini tidak luput dari bantuan-bantuan berbagai pihak yang tidak hanya mengarahkan tapi juga memberi dukungan, baik moral maupun material. Ucapan terimakasih kami terutama kami sampaikan kepada:

Ibu Ming Ming Lukiarti, selaku pembimbing mata kuliah umum Pengantar Manajemen yang telah bersedia memberikan keterangan-keterangannya.

Teman-teman yang bersedia memberikan informasi tambahan untuk mendukung penulisan makalah ini.

            Saya menyadari, makalah ini masih jauh dari sempurna karena masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan, mengingat saya masih dalam proses belajar.

            Oleh karena itu, saran dan kritik yang sekiranya membangun senantiasa saya nantikan, agar makalah berikutnya lebih baik lagi. Saya kira sekian, semoga makalah ini bermanfaat bagi pembaca dan kami mohon maaf apabila ada kata-kata yang menyinggung hati anda sekalian.

                                                                                    Mojokerto,      Desember 2014

                                                                                                       Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR                                                                                               i

DAFTAR ISI                                                                                                                  ii

BAB I PENDAHULUAN                                                                                         1

1.      Proses Penyusunan Personalia (Staffing Process)                           1

BAB II PEMBAHASAN                                                                                           3

1.      Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)                       3

2.      Kualifikasi Pekerjaan dan Peran                                                                 4

3.      Menganalisis Pekerjaan                                                                                   4

4.      Langkah-langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan                         4

5.      Tujuan Analisis Pekerjaan                                                                               5

6.      Proses Recruitment, Seleksi, dan Orientasi Karyawan                   6

7.      Recruitment                                                                                                               6

8.      Seleksi                                                                                                                            7

9.      Orientasi Karyawan                                                                                               7

10.  Proses Pelathian dan Pengembangan                                                         7

11.  Metode Pelatihan                                                                                                    8

12.  Pengelolaan Imbalan (Kompensasi)                                                              9

BAB III PENUTUP                                                                                                         11

1.      Kesimpulan                                                                                                                 11

2.      Saran                                                                                                                               11

DAFTAR PUSTAKA                                                                                                    12

BAB I

PENDAHULUAN

1.      Proses Penyusunan Personalia ( Staffing Process )

 Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia (SDM). Orang – orang yang memberikan tenaga, kreatifitas, bakat, dan usaha mereka kepada organisasi. Manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan dengan baik akan memberikan kontribusi yang cukup besar dalam usaha mencapai sasaran organisasi atau perusahaan.

            Berdasarkan asal katanya, manajemen berasal dari kata management yang merupakan bentuk dari kata kerja yang bermakna mengurus, mengatur, melaksanakan, dan mengelola, sehingga manajemen adalah pengurusan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengelolaan. Kata sumber daya manusia merujuk pada pengertian manusia sebagai sumber daya, dan apabila kedua kata tersebut digabungkan, maka manajemen sumber daya manusia dapat dijabarkan sebagai pengelolaan manusia sebagai sumber daya.

            Bagaimana seorang manajer melaksanakan fungsi penyusunan personalia secara efektif dan bagaimana pula seorang manajer dapat mengelola sumber daya tersebut dengan memandang dari beberapa aspek?

Itu semua akan menentukan sukses atau tidaknya seseorang akan jabatannya sebagai manajer. Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota – anggota organisasi.fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua manajer, baik mereka mengelola perusahaan besar ataupun menjadi pemilik perusahaankecil.Agar prinsip manajemen sumber daya manusia pada sebuah organisasi atau perusahaan dapat diwujudkan sebagaimana mestinya, maka langkah – langkah atau proses pendelegasian pekerjaan maupun kebutuhan akan sumber daya manusia itu sendiri harus dilaksanakan dengan langkah – langkah adalah sebagai berikut :

Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Proses recruitment dan seleksi karyawan.

Proses pelatihan dan pengembangan.

Kebijakan dalam pemberian kompensasi kepada karyawan.

Pengembangan pribadi karyawan.

BAB II

PEMBAHASAN

1.                  Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Perencanaan Sumber daya Manusia (SDM) adalah Serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut dalam mencapai tujuan organisasi. Perencanaan sumber daya manusia itu sendiri diperlukan dalam pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu.

Ada tiga tipe perencanaan Sumber Daya Manusia:

1.                  Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan.

2.                  Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial tersebut ada.

3.                  Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Penyusunan perencanaan  organisasi dapat dilakukan dengan langkah- sebagai berikut   :

1.                  Penetuan kebutuhan jabatan.

2.                  Menentukan spesifikasi jabatan dengan keterampilan – keterampilan yang dibutuhkan untuk pelaksaan suatu pekerjaan

3.                  Mengestimasi jumlah karyawan yang dibutuhkan selama periode tertentu di masa mendatang.

4.                  Mempertimbangkan persediaan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan. Hal ini diikuti dengan   jumlah orang yang harus di tarik dan kapan mereka akan dibutuhkan.

Dari keempat dasar tersebut diatas maka dapat kita simpulkan bahwa penyusunan perencanaan SDM merupakan suatu keharusan bagi seorang manajer, dimana seorang manajer membutuhkan suatu analisis terhadap perencanaan kebutuhan sumber daya manusia itu sendiri.

1.                  Kualifikasi Pekerjaan dan Peran

Tujuan – tujuan organisasi akan dapat tercapai dengan baik apabila pekerjaan – pekerjaan di dalam organisasi dapat mewujudkan fungsinya sebagai komponen dasar struktur organisasi.Kualifikasi atau spesifikasi personalia perlu dilakukan untuk lebih menjamin agar suatu posisi, jabatan, atau jenis pekerjaan tertentu dapat di pegang oleh orang – orang yang tepat.kualifikasi atau spesifikasi personalia tersebut terdiri atas syarat – syarat yang harus dipenuhi oleh orang – orang yang di anggap mampu melakukan pekerjaan tertentu dalam suatu organisasi atau perusahaan.

1.                  Menganalisis pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan deskripsi pekerjaan untuk memberikan informasi dalam rangka mendesain atau mengembangkan organisasi, recruitment, manajemen kinerja, pelatihan, pengembangan serta penggajian.

1.                  Langkah – langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

Dalam menganalisis  pekerjaan yang akan diberikan kepada calon karyawan maka secara geris besar diperlukan :

1.                  Isi pekerjaan

2.                  Lingkup pekerjaan

3.                  Kualifikasi pekerjaan.

Dari ketiga analisis tersebut maka dapat dikembangkan dan diperoleh dengan langkah – langkah sebagai berikut :

1.                  Penentuan tugas – tugas

2.                  Penentuan kegiatan dalam pekerjaan

3.                  Penetapan pengetahuan

4.                  Penetapan kemampuan – kemapuan yang dibutuhkan

5.                  Penetapan kecakapan – kecakapan

6.                  Penentuan kepribadian, sikap, ketangkasan, dan karakteristik fisik

Klasifikasi pekerjaan memiliki kedudukan yang penting dalam analisis pekerjaan karena hubungannya yang erat dengan analisis pekerjaan dalam aktifitas perencanaan SDM (Sumber Daya Manusia).

1.                  Tujuan analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan baik dalam sektor  swasta maupun sektor publik, baik dalam pekerjaan yang berskala besar memerlukan analisis pekerjaan untuk berbagai tujuan.beberapa tujuan dari analisis pekerjaan antara lain adalah sebagai berikut (Triton PB;2010) :

1.                  Job description; berisi informasi identifikasi, riwayat, kewajiban – kewajiban, pertanggungjawaban, specifikasi, atau standart-standart.

2.                  Job clasification; Pengelompokan, pengkelasan, dan jenis – jenis pekerjaan berdasar rencana sistematika tertentu.

3.                  Job evaluation; merupakan prosedur klasifikasi pekerjaan berdasarkan kegunaan di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

4.                  Job desing restructuring; meliputi usaha – usaha untuk merelokasi dan merestrukturalisasi kegiatan – kegiatan pekerjaan dalam berbagai kelompok.

5.                  Personnel requirement /spesifications; penyusunan persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan.

6.                  Performance appraisal; penilaian sistematis yang dilakakukan oleh para supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja.

7.                  Worker training; dilakukan untuk tujuan – tujuan pelatihan.

8.                  Worker Mobility; analisis pekerjaan diperlukan untuk mendukung mobilitas pekerja dalam karir, yang meliputi dinamika posisi -posisi pekerjaan – pekerjaan tertentu.

9.                  Efficiency;suatu pekerjaan disebut efisien apabila mencakup integrasi proses kerja yang optimal dan didukung perencanaan yang baik dalam keamanan peralatan (safety) dan fasilitas fisik lainnya.

10.              Safety; fokus perhatian terhadap keamanan dalam bekerja.

11.              Human Resources Planing; adalah langkah dalam perencanaan SDM yang dibutuhkan.

12.              Legal; analisis pekerjaan juga diperlukan untuk menuyusun regulasi – regulasi atau aturan kerja agar pencapaian dari planing- planing yang telah dibuat berjalan sebagai mana mestinya.

1.                  Proses Recruitment, Seleksi, dan Orientasi  Karyawan

2.                  Recruitment

Recruitment (pengadaan karyawan) Menurut Hardi Handoko Requitment (1997;Manajemen) adalah Suatu proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi.

Recruitment adalah suatu proses menemukan dan menarik tenaga kerja yang dibutuhkan oleh Perusahaan untuk menjadi karyawan. Dengan kata lain recruitment juga merupakan proses awal dari pengadaan tenaga kerja yang merupakan proses untuk mendapatkan dan menarik calon-calon tenaga kerja yang cakap untuk dipekerjakan.

Proses ini dimulai pada  saat  calon-calon baru  dicari, dan berakhir  ketika lamaran diserahkan, yang mana hasilnya  adalah sekelompok  pelamar  yang akan dipilih melalui proses  lanjut  yaitu proses seleksi.

Ada 2 (dua) sumber recruitment:

1.                  Reruitment Internal (recruitment dari Perusahaan sendiri), dengan ciri-ciri:

·                     Tenaga kerja sudah lebih dikenal

·                     Merupakan contoh yang baik bagi karyawan lain dan membangkitkan gairah kerja

·                     Dapat dilakukan lebih cepat

2.                  Recruitment eksternal (recruitment dari luar Perusahaan), dengan ciri-ciri:

·                     Melalui iklan

·                     Melalui kantor penempatan tenaga kerja (outsourcing)

·                     Pelamar yang direkomendasikan oleh karyawan

·                     Melalui sekolah/perguruan tinggi

Alasan dilakukannya Recruitment :

·                     Berdirinya organisasi baru

·                     Adanya perluasan dari kegiatan organisasi

·                     Adanya pekerjaan – pekerjaan dan kegiatan yang baru dalam tubuh organisasi.

·                     Adanya pekerja yang pindah ke divisi lain dalam dalam sebuah organisasi yang mana posisi dari pekerja sebelumnya kosong.

·                     Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat.

·                     Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pension.

·                     Adanya pekerja yang meninggal dunia.dls

1.                  Seleksi

Seleksi adalah suatu proses meneliti dan memilih dari sekelompok pelamar yang didapat dari berbagai sumber untuk mendapatkan pelamar yang paling sesuai dengan posisi yang ditawarkan.

Prosedur seleksi yang lazim digunakan:

1.                  Pengisian Formulir Lamaran

2.                  Wawancara Pendahuluan

3.                  Pemeriksaan Psikologis (Psikotest)

4.                  Pemeriksaan Kesehatan

5.                  Wawancara Pendalaman

6.                  Persetujuan Manager yang Bersangkutan

7.                  Penempatan

Untuk memudahkan proses seleksi, inteviewer dibantu oleh alat seleksi.

Adapun alat seleksi yang digunakan adalah:

1.                  Biodata Untuk memudahkan dalam proses wawancara, spt, curriculum vitae

2.                  Interview

3.                  Tes (knowledge, Performance, kesehatan)

4.                  Psikotest (Tes Intelegensi, emosi, hubungan sosial, vitalitas, dll)

1.                  Orientasi Karyawan

Orientasi merupakan kegiatan yang berupa tindak lanjut setelah proses recruitment yangdilakukan oleh perusahaan / organisasi  kepada karyawan baru yang telah lolos proses seleksi dalam bentuk pengarahan yang mencakup sikap, standart nilai, dan pola perilaku yang baru yang diharapkan oleh perusahaan / organisasi itu sendiri.

1.                  Proses pelatihan dan pengembangan.

Proses pelatihan dan pengembangan adalah suatu proses yang sistematis untuk mengubah tingkah laku seseorang dan tenaga kerja, dengan tujuan peningkatan pencapaian tujuan Perusahaan. Salah satu tindak lanjut dari proses tersebut adalah dengan cara tranning.

Tujuan training ialah  memberikan kesempatan bagi tenaga kerja untuk memiliki pengetahuan,  keterampilan, sikap yang diperlukan untuk menunjang pekerjaannya. Adapun tujuan dari pelatihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektifitas kerja karyawan dalam mencapai hasil – hasil kerja yang telah ditetapkan. Pelatihan dan pengembangan juga diperlukan sebagai bentuk ketanggapan terhadap perkembangan dunia usaha pada era sekarang.

Keuntungan pelatihan dan pengembangan ( Latbang ) adalah :

Bagi organisasi

·                     Latbang On the job cenderung memikat pelamar berkualitas.

·                     Jarang Turnover karena kepuasan kerja meningkat dan petensi diakui.

·                     Pengunaan teknologi dan sistem kerja baru.

·                     Kualitas dan produk dan jasa terjamin

·                     Teridentifikasinya para manajer dan supervisor masa akan datang.

Bagi manajer / Pimpinan:

Untuk memastikan manajer dan individu – individu dalam perusahaan belajar dari masalah dan pengalaman agar tidak mengulanginya kembali.

·                     Untuk meningkatkan kapabilitas dan kualitas SDM dalam hal ini  Manajer.

·                     Meningkatnya kinerja dan promosi bagi manajer itu sendiri.

Bagi Individu – individu dalam organisasi:

·                     Makin adaptif terhadap perubahan sifat pekerjaan

·                     Skill meningkat dan makin menjamin kelangsungan pekerjaan.

·                     Potensi kerja meningkat.

·                     Kesempatan promosi atau transfer ke bagian yang lebih menguntungkan.

·                     Meningkatnya motivasi dan kepuasan kerja.

·                     Makin mampu bertanggungjawab.

1.                  Metode pelatihan.

Pelatihan diadakan sehubungan dengan sebab – sebab atau keadaan tertentu yang dialami oleh suatu organisasi.Pelatihan dapat terlaksana disebabkan oleh banyak hal, antara lain:

·                     Perubahan staf

·                     Perubahan teknologi

·                     Perubahan pekerjaan

·                     Perubahan peraturan hukum

·                     Perkembangan situasi ekonomi

·                     Pola baru pekerjaan

·                     Tekanan pasar yang menuntut harus dilakukannya pelatihan

·                     Kebijakan sosial

·                     Aspirasi karyawan / manajer itu sendiri

·                     Variasi kerja, dan

·                     Kesamaan dalam kesempatan

Pelatihan SDM berdasarkan tempat pelaksanaannya dapat dilaksanakan pada dua tempat, yaitu antara lain:

1.                  “On the job training”  ( Pelatihan di tempat kerja )

Langkah – langkah  tersebut diantaranya :

·                     Demonstrasi; dilakukan dengan praktek dan contoh langsung di tempat kerja.

·                     Praktek langsung; metode ini terutama dilakukan pada pelatihan yang bersifat manajerial dan pekerjaan – pekerjaan yang bersifat kompetensi.

·                     Metode mengerjakan sendiri.

·                     Rotasi kerja; metode pelatihan ini dilakukan untuk meningkatkan wawasan karyawan akan pekerjaan – pekerjaan pada setiap divisi pekerjaan di tempat kerjanya, dan sekaligus mengurangi kejenuhan karyawan terhadap rutinitas kerja yang monoton.

2.                  “Off the job training” ( Pelatihan di luar tempat kerja )

Langkah – langkah tersebut diantaranya :

·                     Diskusi kelompok; memberikan materi – materi melalui kegiatan diskusi.

·                     Pusat pengembangan; pelatihan dengan memanfaatkan pusat pengembangan, universitas – universitas dan lembaga – lembaga pengembangan lainnya ataupun dengan perusahaan – perusahaan yang dianggap layak dalam meningkatkan efektifitas dan kualitas kerja karyawan.

1.                  Pengelolaan Imbalan ( Kompensasi )

Imbalan merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh manajemen untuk aspek sosial dimana fungsi tersebut sangat diperlukan untuk peningkatan prestasi kerja, motivasi, dan kepuasan kerja para karyawan, sehingga dengan kata lain imbalan juga disebut kompensasi.

Jenis – jenis imbalan ( kompensasi ) :

·                     Kompensasi yang bersifat finansial;

·                     adalah kompensasi yang diterima oleh karyawan dalam bentuk uang atas kontribusi yang telah diberikan oleh karyawan itu

·                     Kompensasi yang bersifat non finansial;

Adalah merupakan imbalan yang diberikan kepada karyawan yang berupa non finansial dalam arti sistem kompensasi ini dilakukan dengan maksud untuk mempertahankan karyawan dalam jangka panjang.Yangtermasuk ke dalam kompensasi finansial adalah penyelenggaraan program – program pelayanan kepada karyawan yang berupaya untuk menciptakan kondisi dan lingkungan kerja yang menyenangkan, seperti program wisata, penyediaan fasilitas kantin atau cafetaria, penyediaan tempat ibadah di tempat kerja,penyediaan lapangan olah raga, dan lain sebagainya.

Tujuan pemberian imbalan ( kompensasi ) :

·                     Tujuan ikatan kerjasama;

·                     Kompensasi ini dilakukan dengan tujuan agar antara karyawan dengan owner dapat terjalin suatu ikatan kerjasama yang lebih kuat.

·                     Tujuan kepuasan kerja;

·                     Agar karyawan yang telah memberikan kontribusi melalui pekerjaan – pekerjaan yang dilakukannya dapat terpuaskan.

·                     Tujuan pengadaan efektifitas kerja

·                     Tujuan motivasi,dan

·                     Tujuan untuk aspek sosial lainnya ( regulasi pemerintah, dls )

BAB III

KESIMPULAN

1.                  Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dapat disimpulkan bahwa :

1.                  Manajemen Sumber daya manusia memiliki posisi yang strategis untuk pencapaian hasil dalam kehidupan dan keberlangsungan perusahaan.

2.                  Keberadaan manusia dalam manajemen bukanlah sebagai asset belaka, namun keberadaan manusia juga sebagai partner .Dengan demikian, sekelompok manusia yang dikelola dalam manajemen SDM adalah partner Kolektif.

3.                  Manajer bukanlah aktor tunggal yang boleh semena-mena mengklaim kesuksesan pencapaian tujuan sebagai pencapaiannya sendiri.

4.                  Untuk pencapaian suatu manajemen sumber daya manusia yang diharapkan, maka organisasi ataupun perusahaan perlu melakukan tindakan planning staffing process secara sistematis.

1.                  Saran

  Saran dan kritik yang sekiranya membangun senantiasa saya nantikan, agar makalah berikutnya lebih baik lagi. Semoga makalah ini bermanfaat bagi pembaca dan kami mohon maaf apabila ada kesalahan.

DAFTAR PUSTAKA

DR.T.Hardi Handoko, M.B.A.Manajemen. BPFE- Yogyakarta. Februari.1997.

Triton PB. Manajemen Sumber Daya Manusia.Oryza.Yogyakarta.Oktober.2010.

Margianti dan Suryadi.System Informasi Manejemen.Jakarta: PenerbitGunadarma.1996.

Maman Ukas, Manajemen: Konsep, Prinsip, dan Aplikasi.Agnini.Bandung, 2006.

Komaruddin, Ensiklopedia Manejemen.Bumi Aksara.Jakarta, 1992.